Excel Power Query

はじめに

実務等でExcelを使われている方は多いと思います。
Excelは、基本的な使い方が分かれば、その範囲内で多くの処理を実行できます。
機能が豊富なゆえに、最初に修得した範囲で使用されている方も多いのではないでしょうか。

業務自動化というと最近ではPower Automate Desktopが有名ですが、ExcelのPower Queryも業務効率化に役立ちます。
今回は、ExcelのPower Queryについて取り上げます。

Power Queryとは

Power Queryは、Excel2016以降に搭載された機能で、モダンExcelの１つとされています。Power Queryは、Excelでデータの取得、変換、および結合を容易に行うことができるツールです。データの前処理や整形を行うのに非常に便利で、データを効果的に管理するための機能が豊富にあります。

Power Queryの機能

Power Queryの主な機能として以下の４つがあります。

①データのインポート：さまざまなソース（Excelファイル、CSV、データベース、Webなど）からデータを取得できます。

②データの変換：列の追加・削除、フィルタリング、並べ替え、グループ化など、データの整形や変換ができます。

③結合とマージ：複数のデータセットを結合して、統合されたデータを作成できます。

④自動更新：一度設定したデータの取り込みや変換のステップは保存され、後からデータを更新するときに再利用できます。

Power Queryの使用例

ここでは毎年作成する売上のExcelファイルを、１つのシートに結合して、集計する例を示します。結合する手順は最初入力する必要がありますが、その後は新たにExcelファイルをフォルダに置くだけで自動的にそのシートが追加・集計されます。

任意のフォルダ内に年度ごとのExcelファイルを置きます。Excelファイルには月と売上だけが入力されているものとします。

 

 

 

 

 

 

 

 

Excelを新たに起動し、データタブの「データの取得」→「ファイルから」→「フォルダから」を指定し、売上データのあるフォルダを選択します。その後表示されたダイアログで、「データの結合と変換」を選択します。Power Queryエディターが立ち上がり、複数ファイルのシートが１つに結合されます。

結合されたシートを自分が必要な形に編集します。ここではファイル名の入った列から年だけの列に修正する例を示します。
一番左の列にファイル名が入っていますが、年と拡張子の２つの列に分割します。このとき区切り記号をピリオドに指定します。

拡張子の列を削除し、列名を変更し、編集を終了します。Power Queryのメリットの１つは、元データを残したまま、好きな形にシートをカスタマイズできる点です。

Power Queryエディターのホームタブの「閉じて読み込む」を実行すると、Excelシートに結合されたテーブルが表示されます。

このテーブルをピボットテーブルで集計した結果を示します。

ここまでの作業だけなら、必ずしもPower Queryを使わなくてもよいのですが、新たにExcelファイル（2024.xlsx）をフォルダに追加し、テーブルを更新するだけで、自動的に新しいファイルのデータがテーブルに追加されます。この自動更新が２つ目のメリットといえます。

ピボットテーブルについても更新すると追加した2024年のデータを含む集計が行われます。

以上のように一度、テーブルを作成すれば、ファイルを置いて更新するだけでデータを追加できます。

おわりに

Power Queryを使えるようになるには、少し慣れがいると思います。慣れてしまえば新たな集計にはほとんど時間がかからなくなるので、業務効率化が期待できます。今まで使ったことがない方は一度お試しください。